Anfragen, die vollständig und zugeordnet ankommen.
Erfassung über Formular, Telefon und Portal, Qualifizierung mit Zuständigkeit, Übergabe an Ihr CRM oder Ihren Vertrieb. Fünf Stationen, dokumentiert – bearbeitbar am selben Tag.
Wenn Anfragen an drei Stellen auflaufen und keiner zuständig ist.
Portal, Telefon, E-Mail
Drei Eingänge, drei Postfächer, drei Zuständigkeiten – und keine Übersicht, was offen ist.
Anfragen ohne Status
Niemand weiß, ob zurückgerufen wurde. Die zweite Anfrage derselben Person landet bei jemand anderem.
Vertrieb erfährt es zuletzt
Interessenten stehen in einer Tabelle, die der Vertrieb einmal die Woche bekommt.
Fünf Stationen mit Status und Zuständigkeit.
Der Anfrageweg ist ein Produkt, kein Stichwort. Er funktioniert mit dem Werkzeug, das Sie haben.
Erfassung
Formular, Telefon und Portal münden in einen Eingang – mit Objekt, Absender, Quelle und Zeitstempel.
Qualifizierung
Zuständigkeit nach Regel, Rückruf am nächsten Werktag, Status für jeden Schritt.
Übergabe
An Ihr CRM oder Ihren Vertrieb – unterstützte Systeme oder eine gepflegte Tabelle.
Wiedervorlage
Offene Anfragen kommen zum vereinbarten Zeitpunkt wieder hoch, mit Verlauf.
Betriebsbericht
Anfragen je Quelle, Antwortzeit, Übergaben, offene Punkte – jedes Quartal, mit Nullpunkt.
Zuständigkeiten
Wer übernimmt was in welcher Frist – als Vereinbarung, die auf einer Seite steht.
Jede Testanfrage hat nach einem Werktag eine Zuständigkeit und einen Status; die Übergabe an CRM oder Vertrieb ist nachweisbar.
Drei Etappen bis zum laufenden Betrieb.
Jede Etappe hat einen festen Umfang, einen Preis vor Beginn und ein Abnahmekriterium. Rechnung nach Abnahme.
Eingänge bündeln
Formular, Telefon und Portal in einen Eingang führen; Felder für Objekt, Quelle, Absender.
Zuständigkeit und Status
Regeln für Zuständigkeit, Rückruffrist, Statusliste. Schulung von 30 Minuten für das Team.
Übergabe und Bericht
Anbindung an CRM oder Vertrieb, erster Bericht mit Nullpunkt.
Drei Fälle, in denen wir abraten.
Wenn Sie unter zehn Anfragen im Monat haben
Dann reicht ein Postfach mit Regel und eine Person, die antwortet. Wir sagen Ihnen das in der Bestandsaufnahme.
Wenn das CRM nicht genutzt wird
Ein Anfrageweg, der in ein ungenutztes System übergibt, ändert nichts. Erst die Nutzung klären, dann anbinden.
Wenn niemand Zuständigkeit übernehmen darf
Ohne die Vereinbarung, wer antwortet, gibt es keinen Weg – nur einen weiteren Eingang.
Was Kunden vorher wissen wollen.
Brauchen wir neue Software?
Nein. Wir arbeiten mit dem, was Sie haben – CRM, Postfach oder Tabelle – und ergänzen nur, was fehlt.
Was passiert mit Anfragen aus den Portalen?
Sie werden wie alle anderen erfasst: mit Objekt, Quelle und Absender. Der Ratgeber „Portalanfragen richtig übernehmen“ zeigt den Weg.
Wie messen Sie die Antwortzeit?
Vom Eingang bis zur ersten persönlichen Antwort, als Median über alle Anfragen. Die Zahl steht im Betriebsbericht.